Zakelijke brief opbouw

Zakelijke brief opbouw

De standaard opmaak van een zakelijke brief ziet er als volgt uit:

1.    De naam en adres gegevens verzender

Naar verzender

Straat en huisnummer verzender

Postcode en Plaats verzender

Eventueel kan je hier nog een emailadres en/ of een telefoonnummer aan toevoegen.

2.    NAW gegevens ontvanger

Naam ontvanger

Straat en huisnummer ontvanger

Postcode en Plaats ontvanger

Wanneer de brief naar een bedrijf wordt gestuurd ziet het er als volgt uit:

Bedrijfsnaam ontvanger

Indien bekend afdeling of contactpersoon

Straat en huisnummer ontvanger – indien aanwezig Postbus

Postcode en Plaats ontvanger

3.    Plaats, datum

Bijvoorbeeld: Rotterdam, 00-00-0000 OF Rotterdam, 1 januari 0000

De plaats begin je altijd met een hoofdletter.

Verder kan je ervoor kiezen om de datum in alleen cijfers uit te drukken, of om de maand voluit te schrijven. Wanneer je de maand voluit schrijft start je de maand met een kleine letter. In een Engelse zakelijke brief wordt de maand wel met een hoofdletter geschreven.

4.    Betreft:

Hier geef je het onderwerp van de brief. Het kan ook zijn dat je er een referentienummer vermeld of bijvoorbeeld een polisnummer of klantnummer. Er moet in 1 oogopslag bekend zijn waar de brief over gaat. Zeker bij grote bedrijven is dat van belang zodat de persoon die de brief open maakt weet naar welke afdeling of persoon de brief intern moet worden gestuurd.

5.    Aanhef

De aanhef van een zakelijke brief start je in de regel met “Geachte”. Daarna zijn er verschillende opties:

Geachte heer/ mevrouw, - wanneer de naam niet bekend is

Geachte heer mevrouw (achternaam) – wanneer de achternaam bekend is, maar het geslacht niet bekend is

Geachte heer (voorletter, achternaam) – wanneer het geslacht en de (letter van de) voornaam bekend is

Geachte drs. (voorletter, achternaam) – wanneer de titel en de (letter van de) voornaam bekend is

Wanneer de brief minder formeel is kan je starten met Beste (gevolgd door de voornaam, of gevolgd door meneer/ mevrouw Achternaam.

Er zijn nog andere mogelijkheden voor de aanhef, maar dit zijn de meest gebruikelijke vormen.

6.    Inleiding

In de inleiding geef je een korte introductie van de brief. Bijvoorbeeld: Met genoegen kunnen wij u mededelen dat…. OF Naar aanleiding van ons telefonisch contact d.d. (datum) stuur ik u hierbij….

7.    Kern

In de kern geef je de verdere inhoud van de brief. Over het algemeen bestaat de kern uit 1 of 2 alinea’s. Zorg ervoor dat je geen wollige tekst gebruikt en dat je het kort en bondig houdt.

8.    Afsluiting zakelijke brief opbouw

De afsluiting bestaat uit een groet, bijvoorbeeld: Met vriendelijke groet. Bij formelere brieven wordt “Hoogachtend” gebruikt. Wanneer je Beste in de aanhef gebruikt is de brief minder formeel en sluit je af met “Met vriendelijke groet”.

9.    Ondertekening

De ondertekening van de brief bestaat uit de naam en de handtekening. Bij een digitale brief kan je er ook voor kiezen om een digitale handtekening te gebruiken. Afhankelijk van het type brief kan je ook je functienaam in de ondertekening erbij vermelden. Wanneer je de brief voor iemand anders ondertekend kan je bij de ondertekening i.o. (in opdracht) vermelden.

10.  Optioneel bijlage

Wanneer je documenten aan de brief toevoegt, meld je dit onder aan de brief. Je zet in de onderste regel Bijlage: gevolgd door de naam van de documenten die je toevoegt.

Voorbeeld zakelijke brief opbouw