Zakelijke email

Voordelen zakelijke email

1.    Snel: email is een stuk sneller dan post, de ontvanger heeft hem vrijwel direct in de mailbox zitten en als hij/ zij de mail snel behandeld kan je binnen een mum van tijd alweer een antwoord ontvangen. De tijd van verzenden en ontvangen van een email is aanzienlijk korter dan van de gewone post.

2.    Geen verspilling van papier: Je kunt in de meeste gevallen de email digitaal laten en niet uitprinten. Daarmee kan je veel papier uitsparen.

3.    Gratis: De meeste emailprogramma’s zijn gratis. De zakelijke emailprogramma’s zitten over het algemeen in het vaste pakket. Je hoeft dus geen geld meer uit te geven aan een postzegel.

4.    In de meeste email programma’s kan je een mappenstructuur aanmaken. Hierdoor kan je een eigen digitaal archief aanleggen.

Nadelen email

1.    Je bent beperkt in de hoeveelheid data: een mail kan maar een bepaalde bestandsgrootte hebben, anders lukt het niet om hem te versturen. Meestal wordt de bestandsgrootte pas bereikt met foto’s van groot formaat of bijvoorbeeld bouwtekeningen. Er zijn diverse oplossingen voor, door bijvoorbeeld een linkje te sturen naar een pagina waar e.e.a. kan worden gedownload.

2.    Een email kan je niet aangetekend versturen. Je kunt wel oom een ontvangstbevestiging vragen, maar een gewone brief met een handtekening is toch meer waard in een eventuele rechtszaak.

3.    Email kan worden gehackt.

Opmaak zakelijke email

De zakelijke email en brief lijken veel op elkaar, maar een email is een stukje beknopter. In de zakelijke email staan een aantal onderdelen al vast vermeld. Bekijk hieronder de opmaak van een zakelijke email:

Van: E-mailadres van de verzender

Dit adres staat automatisch geselecteerd, dat is je eigen e-mailadres. Als je verschillende mailadressen in je mailprogramma hebt staan, heb je daar een selectie vakje waarbij je uit de verschillende adressen kan kiezen.

Aan: E-mailadres van de ontvanger

Hier komt het e-mailadres van de ontvanger. Je kunt hier ook meerdere ontvangers toevoegen. In dat geval zet je het teken ; tussen de e-mailadressen.

CC en BCC: E-mailadressen van andere dan de hoofdontvanger(s)

Wanneer je een kopie wil sturen (ter informatie) naar andere ontvangers kan dat in de CC en de BCC. CC staat voor kopie en BCC staat voor blinde kopie. De ontvanger hoeft verder in principe geen actie te ondernemen op de email, maar wordt enkel ervan op de hoogte gesteld. Bij de BCC, blinde kopie, ziet de hoofdontvanger van de email niet dat de email nog naar anderen is gestuurd.  

Onderwerp

Het onderwerp van de email is vergelijkbaar met de betreft regel in de brief. Aan de hand van het onderwerp weet de ontvanger waar de brief over gaat.

Bijlage

Wanneer er een of meerdere bijlagen worden meegestuurd, staan deze onder de onderwerp regel. Het teken van de paperclip staat voor de bijlage.

Aanhef zakelijke email

Email is een minder formele wijze van communiceren en de aanhef zal ook over het algemeen minder formeel zijn. De eerste email naar iemand zal waarschijnlijk wel Geachte heer/ mevrouw gevolgd door de naam zijn, of Beste gevolgd door de naam, wanneer de naam bekend is. In een email conversatie komt het ook vaak voor dat na een paar mailtjes heen en weer de hele aanhef wordt weggelaten.  

Tekst van de zakelijke email

Nu volgt de tekst van de email. Omdat een email een minder formele wijze van communiceren i die nog niet heel erg lang bestaat, zijn er geen vaste regels over de vorm en inhoud. Over het algemeen is de zakelijke email korter dan een zakelijke brief. Soms bestaat de mail uit 1 of soms uit meerdere alinea’s. Het is in ieder geval beknopt.

Ondertekening zakelijke email

In de ondertekening van de zakelijke email staat meestal een groet, gevolgd door de naam en de bedrijfsgegevens. Een voordeel van de meeste email programma’s is dat je een standaard handtekening kan maken. Je hoeft dan niet elke keer alles over te nemen, in deze handtekening staat al de groet, de naam, de adresgegevens en wat je nog meer wilt vermelden. Er wordt steeds creatiever omgegaan met de handtekening, je kunt er bijvoorbeeld ook een foto van je zelf aan toevoegen om de mail een persoonlijk tintje te geven.

Disclaimer

In de meeste zakelijke mail staat een disclaimer tekst, daarin wordt getracht misverstanden uit de weg te gaan. In het eerste deel van de disclaimer staat dat het bericht uitsluitend is bestemd voor de geadresseerde en in het tweede deel wordt ingegaan op aansprakelijkheid. Bekijk hier een aantal voorbeelden van een disclaimer.