Aanmaning procedure

Aanmaning procedure, de stappen die je kunt ondernemen als een factuur onbetaald blijft. Zorg ervoor dat je het officiële traject volgt, zodat je kunt aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om een factuur betaald te krijgen. 

---

---

Op Topvoorbeelden vind je praktisch advies voor consumenten en het MKB. Daarnaast kan je hier terecht voor onder andere voorbeeld brieven. Als je juridisch advies nodig hebt voor bijvoorbeeld het maken van bezwaar tegen een besluit, schakel dan een advocatenkantoor in om je verder te helpen. Een gespecialiseerde advocaat kan je verder helpen met het opstellen van je brieven en zorgen dat je het gewenste doel bereikt.

Aanmaning procedure in stappen

• Stuur eerst een herinnering en/ of neem telefonisch contact op met de klant
• Geef de klant in de aanmaning de gelegenheid alsnog de factuur te betalen zonder dat de incassokosten in rekening worden gebracht. Bijvoorbeeld 14 dagen.
• Vermeld duidelijk in de aanmaning welke incasso kosten er in rekening worden gebracht wanneer de factuur niet wordt betaald binnen de gestelde periode
• Vermeld welk bedrag aan incassokosten u in rekening brengt als de klant niet betaalt en vermeld daarbij ook de wettelijke incassokosten wanneer je minder in rekening brengt

Herinnering

Wanneer je factuur niet wordt betaald, stuur je in eerste instantie een herinnering. In deze brief herinner je de debiteur eraan dat er een factuur open staat, waarbij je in de bijlage een kopie van de factuur stuurt. Het kan zijn dat de factuur niet ontvangen is, of dat hij per ongeluk op een grote hoop terecht is gekomen. Je kunt ervoor kiezen om eenmalig een herinnering te sturen, of om meerdere herinneringen te sturen. Uiteraard kan je ook altijd even bellen met de klant om te kijken wat de reden is dat de factuur nog niet betaald is. Zeker als je een goede relatie hebt, of uit bent op een langdurige relatie met de klant is het aan te raden op een vriendelijke wijze te trachten de factuur betaald te krijgen.

Aanmaning

Een aanmaningsbrief is wat dwingender van aard en wordt gestuurd voordat er incasso kosten in rekening worden gebracht. Je geeft in de brief aan wat de hoogte van de incasso kosten zal zijn wanneer de klant de factuur niet betaald.

Verschil herinnering en aanmaning

In een herinneringsbrief of e-mail herinner je de debiteur eraan dat er een factuur open staat, zonder dat je daar kosten voor in rekening brengt. Gezien de verhouding met de debiteur is het aan te raden om altijd eerst minimaal 1 herinnering te sturen voordat je gaat aanmanen. In een aanmaningsbrief breng je ook nog geen kosten in rekening, maar geef je wel aan wat de incasso kosten zullen zijn wanneer de debiteur de factuur niet betaald. De aanmaning is wat dwingender van aard gezien de “ dreiging” van de incasso kosten.

Lees meer over de aanmaning procedure op de website van DAS. 

Voorbeeld Aanmaning

Naam afzender

Straat en huisnummer afzender

Postcode en plaats afzender

Naam afzender

Straat en huisnummer afzender

Postcode en plaats afzender

Plaats en datum

Betreft: voorbeeld 1e aanmaning

Kenmerk: factuurnummer

Geachte heer/mevrouw,

Tot op heden bent u in gebreke gebleven met de betaling van de onderstaande factuur waarvan de betalingstermijn inmiddels ruimschoots is verstreken:

Factuurnummer                              Factuurdatum                  Verloopdatum                  Openstaand bedrag

Wellicht dat de factuur aan uw aandacht is ontsnapt. Wij verzoeken u vriendelijk alsnog de factuur binnen 14 dagen te voldoen.

U kunt de factuur betalen op bankrekening (IBAN nummer) t.n.v. (bedrijfsnaam) te (vestigingsplaats) onder vermelding van het factuurnummer.

Mocht deze aanmaning uw betaling hebben gekruist, kunt u deze aanmaning als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

Naam afzender

Handtekening afzender

Voorbeeld 2e aanmaning

Naam afzender

Straat en huisnummer afzender

Postcode en plaats afzender

Naam afzender

Straat en huisnummer afzender

Postcode en plaats afzender

Plaats en datum

Betreft: voorbeeld 2e aanmaning

Kenmerk: factuurnummer

Geachte heer/mevrouw,

Ondanks onze eerste aanmaning d.d. (datum) hebben wij tot op heden nog geen (volledige) betaling ontvangen van onderstaande factuur.

Factuurnummer                              Factuurdatum                  Verloopdatum                  Openstaand bedrag

Voor deze factuur hebben wij u eerder al een betalingsherinnering gezonden en wij hebben telefonisch afgesproken dat u de factuur zou voldoen. Helaas is tot op heden de betaling  uitgebleven.

Wij verzoeken u vriendelijk, doch dringend, alsnog te factuur binnen 14 dagen te voldoen.

U kunt de factuur betalen op bankrekening (IBAN nummer) t.n.v. (bedrijfsnaam) te (vestigingsplaats) onder vermelding van het factuurnummer.

Wanneer de betaling uitblijft, zijn wij genoodzaakt de vordering uit handen te geven aan een incasso bureau. Het incassobureau zal dan ook de wettelijke incassokosten en rente in rekening brengen.

Wij hopen dat het zover niet hoeft te lopen en dat u alsnog aan uw financiële verplichtingen zult voldoen. Mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

Naam afzender

Handtekening afzender

---

---

---